V zakulisju konference Skupaj do odličnosti 2021

Avtorica: Marjana Skubic

Recimo, da bi v naslednjem letu želeli organizirati virtualno konferenco, ki bi trajala 3 dni in vsem udeležencem pustila nepozaben pečat. Koliko virov bi po vašem mnenju potrebovali za organizacijo, kakšen bi bil proračun in kdaj bi začeli projekt, da bi priprave zaključili pravočasno? Moje ugibanje na prvo žogo bi bilo, da bi sestavili skupino treh prostovoljcev, ki bi razpolagali z vsemi potrebnimi znanji, ki bi uredili financiranje dogodka z zbiranjem sponzorskega denarja in začeli 1 mesec pred dogodkom. Kot članica ekipe, ki je organizirala konferenco Skupaj do odličnosti 2021, lahko skozi zakulisno izkušnjo opišem, zakaj je bilo to ugibanje strel v temo. Če boste prebrali ta članek, boste izvedeli, kako je idealna velikost 3 članov narasla na 10 članov ekipe, kako je bil porabljen ves sponzorski denar in kako je organizacija dogodka trajala 4 mesece namesto le 1 mesec.

skupaj do odlicnosti

Mnogi bralci tega članka so že seznanjeni s konferenco Skupaj do odličnosti, ki jo letno organizirata dve neprofitni organizaciji PMI Slovenija in itSMF Slovenija, z namenom širjenja znanja o najnovejših praksah s področja vodenja projektov in upravljanja storitev IT. Konferenca omogoča kakovostne več disciplinarne vsebine, ki jih predstavljajo svetovno priznani tuji in domači strokovnjaki. Poudarek letošnje konference (2021) je bil na novi resničnosti COVID-19, v kateri živimo, sprva obdani z digitalno preobrazbo in nato pospešeni zaradi pandemije. Konferenčni dnevi so bili tematsko orientirani okoli strategije, dobro uveljavljenih osnovnih konceptov in dobrih praktičnih rešitvah. Največja vrednost po koncu konference je bila zmožnost, da si odgovorimo na dve pomembni vprašanji: kako se spopasti z izzivi, s katerimi se soočamo zdaj in v bližnji prihodnosti, ter kako narediti prave korake in doseči pozitivne rezultate v tovrstnih težkih in nepredvidenih situacijah.

Zaradi pandemije je konferenca Skupaj do odličnosti že drugo leto zapored potekala virtualno. Organizacija virtualne konference je lahko v več pogledih bolj zahtevna kot organizacija konference na lokaciji. Virtualni dogodki sicer prihranijo veliko časa in odstranijo večino stroškov predavatelja, kot so potovanja in nastanitev, ter druge stroške konference, kot so lokacija, gostinska ponudba, dodatno osebje na konferenci, tiskanje elementov blagovne znamke itd.. Toda ta nova resničnost je prinesla nove izzive, in sicer kako izstopati v poplavi drugih brezplačnih virtualnih dogodkov in kako narediti mreženje še boljše, kot če bi bilo osebno. Zato je bilo treba pred začetkom dela odgovoriti na nekaj ključnih vprašanj: Katera je najboljša spletna platforma za gostovanje dogodkov, ki je trenutno na voljo na tržišču in ustreza našim potrebam, in ali je cena te storitve strošek, ki ga lahko pokrijemo? Ali je na voljo tehnična podpora? Kakšno je pričakovano število udeležencev, ali bodo vstopnice brezplačne ali plačljive, na kakšen način, kako bodo udeleženci prejeli obvestila in povezavo do konference? Obstajala so tudi druga vprašanja, vendar je bilo na eno že odgovorjeno, konference ne bo možno izpeljati brez sponzorjev. S tem v mislih, pri konferenci ne gre le za program ali prijetno izkušnjo udeležencev, ampak tudi za najboljšo možno virtualno promocijo sponzorjev.

Zakaj začeti z organizacijo zgodaj, 4 mesece pred dogodkom, in ne samo 1 mesec? Ko gre dogodek v živo, je treba dosledno upoštevati program konference. Upoštevati je treba tudi možne tehnične prekinitve in druga povezana tveganja, ter čas, potreben za zbiranje čim več sponzorskih sredstev in prodajo čim več vstopnic. Odgovor na obvladovanje tveganj pomeni oblikovanje med funkcijske ekipe s strokovnim znanjem na področju vodenja projektov, trženja, IT podpore, grafičnega oblikovanja, financ, raziskav itd., na način, da bi vsaj dva člana ekipe skrbela za ključne operacije, če bi šlo kaj narobe. Če povzamemo, ko v ekipo dodajamo nove člane, dodajamo nova tehnična in tržna orodja v operativna dela, manj imamo nadzora nad agilno opravljenim delom in obravnavo ad hoc odzivov na tveganje, vse skupaj pa povečuje zapletenost dela. Kakor koli se že zdi, nobeni dve konferenci nista enaki in obstajajo procesi, ki jih preprosto ne moremo pospešiti. Poleg tega so ekipo večinoma sestavljali prostovoljci, zato še toliko bolj pomembno, da člani ekipe uživajo v medsebojnem sodelovanju, da pridobijo odlične delovne izkušnje, vzpostavijo nove poklicne povezave, da delijo pozitivno naravnanost in so ponosni na opravljeno delo za vse vpletene zainteresirane strani.

organizacijska ekipa TIE
Organizacijska ekipa konference Skupaj do odličnosti 2021 ob zaključku konference

Kako se lahko ekipa poveča iz začetnih 3 članov v kar 10 v času dogodka? Lahko bi rekli, »Ob tako prijetnih delovnih izkušnjah bi se pridružilo veliko prostovoljcev? « Odgovoriti na to vprašanje ni enostavno. Kot je že bilo omenjeno, je bilo potrebnih za organizacijo konference veliko med funkcijskih strokovnjakov, nekaterih z ozko usmerjenim znanjem. Ker sta PMI Slovenija in itSMF Slovenija pridobila podpornike in naučena znanja iz prejšnjih konferenc, ni bilo težko pridobiti potrebnega kadra na podlagi potrebe. Nekateri dobri primeri te prakse so bile naloge priprave pogodb za sponzorje, moderiranje predavateljev na dogodku, komuniciranje s svetovno znanimi govorniki in predavatelji, kot so Antonio Nieto-Rodriguez, Dr. Don Page, Charles Aruajo, David Cannon, Priya Patra in mnogi drugi. Skupina za trženje in IT podporo je večino operativnega dela pokrila s samo organiziranim, preglednim in sodelovalnim pristopom k delu. Po postopkih vzpostavitve in načrtovanja so se nekatere vloge po potrebi preoblikovale, po principu "če ste prosti, lahko sodelujete pri testiranju". Na operativnih sestankih vodja projekta ni bila potrebna, ampak se je zato pojavila med vajami, grafična oblikovalka se je sestankom pridružila na koncu, le toliko, da je prejela nadaljnja navodila, pogodbeni specialist za video produkcijo pa se je pridružil šele dva tedna pred dogodkom za pred produkcijo. Ko se je približeval datum konference, so bila srečanja že vsakodnevna in v celotni zasedbi. Zadnja članica ekipe je bila dodana zadnji trenutek, za IT podporo na dogodku. Na dan D je ekipa videla zelo malo konference. Podpirati je morala spletno platformo konference, za odrom komunicirati z govorci in moderatorjem, nuditi podporo zamudnikom, se z udeleženci vključiti v začetek pogovora in omogočati dobro orientacijo glede na urnik, poskrbeti, da vse teče gladko, in končati z virtualno zabavo.

Z vidika stroškov je virtualni dogodek odstranil in zmanjšal nekatere stroške predavatelja ter konference, hkrati pa tudi cena vstopnic ni bila tako visoka, na voljo je bil tudi popust za člane PMI in itSMF ter brezplačna vstopnica za študente. Čeprav so bili prihodki nižji v primerjavi s preteklimi leti, je bil program konference kot vedno odličen, predavanja in predstavitve privlačne in tudi sponzorji niso zamudili priložnosti, da bi izstopali. Konferenco so podprli: 1 zlati sponzor, 5 srebrnih sponzorjev, 4 bronasti sponzorji, 1 partner, 2 sodelovalna PMI chapter-ja, 1 medijski partner in organizatorja konference. Neposredni stroški so vključevali plačilo storitev platforme za spletno gostovanje dogodkov, sistem za nakup vstopnic, predavatelje, pogodbene storitve za video produkcijo, pogodbene storitve za trženje in moderatorja. Skupni odhodki so bili zelo blizu proračuna, vendar je bil denar porabljen.

Dogodek je bil vznemirljiv in zabaven, udeleženci pa so bili zelo zadovoljni s programom in predavatelji. Sponzorji so bili tu ključni podporniki. Rezultati ankete so enoglasno pokazali, da si vsi udeleženci ankete želijo naslednjega dogodka v letu 2022, zato se vidimo na naslednji konferenci Skupaj do odličnosti? Prosim, pridružite se prostovoljcem PMI in odkrijte aktivnosti v zakulisju, ter s tem pridobite širšo perspektivo projektnega vodenja. Več o preteklih konferencah si lahko preberete tukaj: https://togetherinexcellence.si/.

prostovoljci konference TIE 2021
Zahvala sodelujočim prostovoljcem

PMI Slovenija - Ljubljana Chapter
Železna cesta 14
1000 Ljubljana
Slovenija
Email: info@pmi-slo.org
© pmi-slo.org, Vse pravice pridržane.
magnifier linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram